Mit unserer neuen Vertragsverwaltung kannst Du neben Deinen Mitgliedern jetzt auch Deine Verträge verwalten und sie Deinen Mitgliedern zuweisen. Diese neue Funktion wird Deinen Verwaltungsaufwand enorm erleichtern, denn damit hast Du nicht nur Deine Verträge, sondern auch Deine To Do´s im Blick! Dieses Feature ist besonders interessant für alle, die mit Verträgen arbeiten wie z.B. Fitnessstudios.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick:

  1. Alle Verträge übersichtlich auf einen Klick
  2. Schneller Zugriff auf Mitglieds- und Vertragsdaten, da Du keine Ordner mehr wälzen musst
  3. Zu jedem Mitglied ist der entsprechende Vertrag gespeichert
  4. Über die Funktion „Vertragsstatus“ kannst Du zu jedem Mitglied To Do´s hinterlegen, z.B. einen Klärungsbedarf, wenn die Zahlung zurück gebucht wurde
  5. Übersichtliche Reportingfunktion, die Dir alle Zahlen und Daten auf einen Blick zeigt
  6. Verwalte simpel und schnell neue Verträge oder Kündigungen
  7. Sperre RFID-Träger für Deine Zutrittssteuerung nach Bedarf direkt aus der CASSABOX heraus

Alle Verträge an einem Ort:
Lege all Deine Verträge mit den dazugehörigen Infos wie Laufzeit, Kündigungsfristen, Zahlungsintervallen und Beiträgen an. Diese kannst Du dann direkt im Kundenstamm hinterlegen, oder fügst über den Vertrag einen Kunden hinzu.

Vertragsverwaltung - Übersicht Auflistung Verträge
Übersicht Auflistung Verträge

Schneller Zugriff auf Deine Daten:

In den Übersichten Deiner Verträge oder Kunden siehst Du auf einen Blick, wem welcher Vertrag zugeordnet ist. Zudem kannst Du über die Reiter oben ganz einfach nach den Daten filtern, die Du gerade brauchst. Wie zum Beispiel einen bestimmten Vertrag, Zahlungsart oder Vertragsstatus.

Vertragsverwaltung - Kundenübersicht mit Verträgen
Übersicht Kunden/Verträge

Zu jedem Mitglied ist der entsprechende Vertrag gespeichert
Im Kundendatenstamm siehst Du nicht nur die getätigten Transaktionen, Kundenbelege oder Kundennummern, sondern ab sofort auch, ob ein Vertrag hinterlegt ist. Diesen kannst Du direkt über den Kundendatenstamm einsehen. Siehst Du das kleine Ausrufezeichen? Es zeigt, dass im Vertragsstatus ein „Klärungsbedarf“ hinterlegt ist.

Vertragsverwaltung - Stammblatt Kunde
Kundendatenstamm

Vertragsstatus (Dein echter Mehrwert bei dieser Sache!)
Über die Funktion Vertragsstatus kannst Du hinterlegen, ob ein Vertrag aktiv ist, gekündigt wurde, ruht oder ob Klärungsbedarf besteht. Zum Status „Klärungsbedarf“ kannst Du zudem eine Notiz anlegen. Zum Beispiel, dass Du mit Deinem Kunden noch einmal über seine Kündigung sprechen willst – vielleicht passt ein anderer Vertrag besser zu ihm und Du kannst Ihn als Kunden zurückgewinnen.

Der Status in Deiner Vertragsverwaltung ist auch für Deine Buchhaltung interessant – so kann auch hinterlegt werden, wenn bei einem Mitglied der Beitrag nicht, oder öfter nicht abgebucht werden konnte. Und sofern Du unsere Zutrittsverwaltung INTELLIAX nutzt, kannst Du über Deine CASSABOX bei Nichtbezahlung mit wenigen Klicks seinen RFID-Träger für den Zutritt Deines Studios sperren.  

Auf jeden Fall wird Dir diese Funktion den Büroalltag erleichtern. Du filterst einfach heraus, was Du gerade benötigst und kannst Dich an Deine To Do´s machen 😊

Vertragsverwaltung - Infofenster zum Klärungsbedarf mit Statusinformation
Infofenster Klärungsbedarf

Noch ein Hinweis zum Abschluss: Das Ganze dient der digitalen Verwaltung und Bearbeitung Deiner Verträge. Du kannst zwar auch die gescannten Verträge Deiner Mitglieder im Kundenstamm hinterlegen, aber die originalen Dokumente musst Du zudem in Papierform aufbewahren.

Wie der Workflow mit unseren Systemen z.B. in einem Fitnessstudio aussieht, kannst Du in unserem Blog-Beitrag zur Digitalisierung des Fitnessstudios 24/7 in Moormerland lesen.

Wenn Du Fragen rund um die Vertragsverwaltung, unserer CASSABOX oder unserem smarten Zutrittsmanangement INTELLIAX hast, dann schreib uns gerne an.

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